Escrito por Fundación Signo el 9 de Julio, 2010

Desde el Hospital Universitario Marqués de Valdecilla, nos presentan un interesante informe que se ha publicado en nuestra sección de Bazar en el que nos hablan de las grandes posibilidades a la hora de mejorar los procesos en la facturación.

Mejoras en el proceso de facturaciónEl sistema se centra en una captura automática de documentos de facturas y albaranes, mediante un módulo de digitalización de los mismos. Dichas posibilidades se dan, en principio, en el proceso de tramitación contable de facturas, desde su registro, conciliación/conformación, tramitación contable y posterior inclusión en el documento de propuesta de pago correspondiente.

Partiendo de resultados inmediatos propios de la puesta en marcha de la digitalización de documentos, en cuanto a la no utilización de importante cantidad de material en soporte papel, se nos muestra la posibilidad de mejora en la calidad de los procesos mediante la captura de datos de forma automática, que minimiza en gran medida los posibles errores que puedan aparecer por la acción humana.

Para ello nuestros compañeros cuentan con diversos módulos que pasamos a describir

1.- Estación de Registro de facturas: Compuesta de un PC que se conecta en modo emulación de terminal al servidor central de Gestión Económica, soportado en un servidor central sobre una Base de Datos relacional INFORMIX- OnLine Dynamic Server, gestionada por un aplicativo basado en lenguaje de cuarta generación 4GL y una etiquetadora de transferencia térmica.

2.- Módulo de digitalización: Compuesto de dos puestos de digitalización con sus respectivos scanners, y software de scaneo y reconocimiento de imágenes (uno situado en el Servicio de Gestión Económica para la digitalización de facturas, y otro en el Almacén General para la digitalización de los albaranes de entrada), así como del software de gestión de las imágenes. Las imágenes de las facturas se digitalizan en blanco y negro, con formato TIFF grupo de compresión IV, y con una resolución de 300 dpi.3.- Módulo de validación: Compuesto de ocho puestos de validación (seis en el Servicio de Gestión Económica, y 2 en el Almacén General)

4.- Módulo de control de calidad. Permitirá gestionar aquellos documentos que durante su proceso de transferencia al gestor documental y/o al Sistema de Información contable del hospital generan algún tipo de error.

5.- Módulo de gestión y consulta del archivo digital: Permite la consulta y gestión desde una aplicación en entorno web con protocolo “https” de las imágenes y datos asociados a las mismas.

6.- Módulo de petición de conformidad de facturas a Servicio responsable. Desde el entorno web de gestión y consulta de facturas se envían las imágenes de las que necesitan de conformidad por parte de un Servicio por correo electrónico (aplicación en JAVA), para que al abrir la imagen en miniatura adjuntada en el correo, se abra sobre un navegador una página “html” que visualiza la factura, y permite validarla para que se envíe al pago ó por el contrario sea rechazada, motivando dicho rechazo en un cuadro de diálogo para tal fin.

Respecto a los resultados, estos los podríamos agrupar en dos grandes apartados por su naturaleza:

Mejoras directas e inherentes a todo proceso de digitalización de documentos, tanto de albaranes como facturas. Este grupo de mejoras se puede considerar cerrado, al haberse cumplido los objetivos primarios en la introducción de un proceso de digitalización.

Ahorro de volumen necesario para archivo de documentos, siempre deficitario en todos los edificios públicos. Hablamos de cantidades en torno a 45.000 copias de facturas/año y 100.000 albaranes, suponiendo un ahorro en volumen de aproximadamente 5,60 metros cúbicos.

Rapidez y seguridad en la consulta directa, vía gestor de documentos, de las facturas y albaranes desde el propio puesto de trabajo.

Para finalizar, nuestros compañeros resaltan la infinidad de posibilidades que brindan las nuevas tecnologías en sistemas de la información nos permiten realizar la reingeniería de antiguos procesos en el ámbito de la Administración que se encuentran en la actualidad ya superados, ofreciendo a su vez respuestas más rápidas, seguras y eficaces tanto a nuestros proveedores como a nuestros clientes, tanto internos como externos.

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